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Escritório sem papel: saiba como diminuir o gasto e acúmulo de papel no home office

Que tal se livrar da papelada para deixar seu ambiente de trabalho mais organizado e ajudar o meio ambiente ao mesmo tempo? Descubra como!

O acúmulo de papel no escritório, seja ele em casa ou não, promove desorganização e desperdício de recursos naturais empregados na produção de papel. 

Felizmente, esses problemas podem ser resolvidos com algumas ações simples que ensinaremos a seguir.

Vale destacar que o objetivo não é se livrar de todo o papel de uma vez só, mas sim, aos poucos, assumir uma postura cada vez mais sustentável, ou seja, que não desperdiça os recursos naturais e que pode continuar sendo feita sem prejuízo ao meio ambiente.

Seguindo essas dicas, seu ambiente de trabalho ficará mais organizado, o que pode até reduzir os níveis de ansiedade no trabalho remoto, além de gerar economia de papel e de espaço no seu escritório.

5 formas de dizer adeus à papelada no home office 

Utilizar formatos digitais para criar e salvar documentos, assim como digitalizar conteúdos impressos relevantes são apenas algumas das maneiras de reduzir o uso de papel no escritório, conheça outras a seguir.

  1. Abrace o formato PDF

Imagem Freepik | PDFelement

Portable document format ou PDF é um formato capaz de salvar documentos para serem acessados e compartilhados sem que ocorra desconfiguração ou modificação.

Rico em recursos, como hiperlinks, campo de formulários e até botões, o PDF tornou-se o formato padrão no mundo acadêmico e empresarial.

Por causa dessas qualidades, o PDF é o formato digital ideal para substituir os documentos impressos. Assim, da próxima vez que for compartilhar um documento, não o imprima, envie-o em PDF. 

Caso seja necessário criar, editar ou fazer anotações em um documento PDF, recorra a um programa como o PDFelement, software que permite a realização dessas e de outras tarefas como proteger, converter e ler arquivos em PDF com facilidade.

“Mas e os documentos que precisarem ser assinados?”, você pode estar se perguntando. Afinal, obter a assinatura em contratos e documentos é um fator importante independente do uso ou não de papéis.

A resposta ao questionamento é simples, programas como o PDFelement têm a função de assinar PDF. Por meio dela, é possível inserir a assinatura através de uma imagem da própria assinatura manuscrita ou ao escrevê-la diretamente no PDF com o mouse, por exemplo.

  1. Digitalize materiais impressos

A digitalização de papéis pode ser realizada de forma simples com auxílio de impressoras com a função scanner ou de aplicativos para dispositivos móveis que utilizam a câmera do smartphone para gerar arquivos PDF.

Embora digitalizar documentos seja um procedimento fácil, é fundamental fazê-lo com segurança e responsabilidade a fim de gerar cópias digitais legíveis e de qualidade. 

Para tanto, dê preferência à digitalização por scanner ao lidar com a papelada mais importante e eleja um local com boa iluminação quando for digitalizar papéis com ajuda do celular.

  1. Faça uma triagem

Antes de criar cópias digitais dos documentos e de outros conteúdos impressos, é importante classificar e avaliar o que será digitalizado.

Nessa etapa, vale julgar a necessidade de digitalizar ou não determinados papéis, assim como pesquisar o que não pode ser descartado após a digitalização, pois existem documentos que devem ser preservados em sua forma impressa por anos, décadas ou tempo indeterminado.

  1. Mantenha backups

Não salve as versões em PDF dos documentos digitalizados apenas no armazenamento interno do seu computador porque qualquer problema com o dispositivo, como a necessidade de formatá-lo, por exemplo, pode ocasionar a perda de arquivos.

A fim de evitar isso, mantenha suas cópias digitais seguras ao armazená-las na nuvem, forma de armazenamento oferecida por plataformas como o Google Drive ou Dropbox.

  1. Descarte os papéis corretamente

As anotações, bilhetinhos, cópias de textos, trabalhos de escola e outros papéis sem dados pessoais (seus ou de terceiros) ou finalidade legal já digitalizados podem ser descartados como material reciclável.

Consulte como a prefeitura da sua cidade lida com a coleta seletiva, quais são os ecopontos próximos à sua residência ou se há pontos de entregas voluntárias para realizar o descarte consciente dos papéis.

No caso de documentos, existem procedimentos específicos a serem cumpridos, sobretudo, em relação a documentos sigilosos, isto é, com dados pessoais que devem ser protegidos do público.

Tais papéis precisam ser submetidos a um processo de destruição segura de documentos impressos, seja por meio de descarte ecológico ou por incineração, quando necessário.

E então, o que achou dessas dicas? Pronto para colocar em prática e ter um escritório sem papel o quanto antes?

** Este texto não reflete, necessariamente, a opinião do Portal UAI.

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