Que tal se livrar da papelada para deixar seu ambiente de trabalho mais organizado e ajudar o meio ambiente ao mesmo tempo? Descubra como!
O acúmulo de papel no escritório, seja ele em casa ou não, promove desorganização e desperdício de recursos naturais empregados na produção de papel.
Felizmente, esses problemas podem ser resolvidos com algumas ações simples que ensinaremos a seguir.
Vale destacar que o objetivo não é se livrar de todo o papel de uma vez só, mas sim, aos poucos, assumir uma postura cada vez mais sustentável, ou seja, que não desperdiça os recursos naturais e que pode continuar sendo feita sem prejuízo ao meio ambiente.
Seguindo essas dicas, seu ambiente de trabalho ficará mais organizado, o que pode até reduzir os níveis de ansiedade no trabalho remoto, além de gerar economia de papel e de espaço no seu escritório.
5 formas de dizer adeus à papelada no home office
Utilizar formatos digitais para criar e salvar documentos, assim como digitalizar conteúdos impressos relevantes são apenas algumas das maneiras de reduzir o uso de papel no escritório, conheça outras a seguir.
- Abrace o formato PDF
Imagem Freepik | PDFelement
Portable document format ou PDF é um formato capaz de salvar documentos para serem acessados e compartilhados sem que ocorra desconfiguração ou modificação.
Rico em recursos, como hiperlinks, campo de formulários e até botões, o PDF tornou-se o formato padrão no mundo acadêmico e empresarial.
Por causa dessas qualidades, o PDF é o formato digital ideal para substituir os documentos impressos. Assim, da próxima vez que for compartilhar um documento, não o imprima, envie-o em PDF.
Caso seja necessário criar, editar ou fazer anotações em um documento PDF, recorra a um programa como o PDFelement, software que permite a realização dessas e de outras tarefas como proteger, converter e ler arquivos em PDF com facilidade.
“Mas e os documentos que precisarem ser assinados?”, você pode estar se perguntando. Afinal, obter a assinatura em contratos e documentos é um fator importante independente do uso ou não de papéis.
A resposta ao questionamento é simples, programas como o PDFelement têm a função de assinar PDF. Por meio dela, é possível inserir a assinatura através de uma imagem da própria assinatura manuscrita ou ao escrevê-la diretamente no PDF com o mouse, por exemplo.
- Digitalize materiais impressos
A digitalização de papéis pode ser realizada de forma simples com auxílio de impressoras com a função scanner ou de aplicativos para dispositivos móveis que utilizam a câmera do smartphone para gerar arquivos PDF.
Embora digitalizar documentos seja um procedimento fácil, é fundamental fazê-lo com segurança e responsabilidade a fim de gerar cópias digitais legíveis e de qualidade.
Para tanto, dê preferência à digitalização por scanner ao lidar com a papelada mais importante e eleja um local com boa iluminação quando for digitalizar papéis com ajuda do celular.
- Faça uma triagem
Antes de criar cópias digitais dos documentos e de outros conteúdos impressos, é importante classificar e avaliar o que será digitalizado.
Nessa etapa, vale julgar a necessidade de digitalizar ou não determinados papéis, assim como pesquisar o que não pode ser descartado após a digitalização, pois existem documentos que devem ser preservados em sua forma impressa por anos, décadas ou tempo indeterminado.
- Mantenha backups
Não salve as versões em PDF dos documentos digitalizados apenas no armazenamento interno do seu computador porque qualquer problema com o dispositivo, como a necessidade de formatá-lo, por exemplo, pode ocasionar a perda de arquivos.
A fim de evitar isso, mantenha suas cópias digitais seguras ao armazená-las na nuvem, forma de armazenamento oferecida por plataformas como o Google Drive ou Dropbox.
- Descarte os papéis corretamente
As anotações, bilhetinhos, cópias de textos, trabalhos de escola e outros papéis sem dados pessoais (seus ou de terceiros) ou finalidade legal já digitalizados podem ser descartados como material reciclável.
Consulte como a prefeitura da sua cidade lida com a coleta seletiva, quais são os ecopontos próximos à sua residência ou se há pontos de entregas voluntárias para realizar o descarte consciente dos papéis.
No caso de documentos, existem procedimentos específicos a serem cumpridos, sobretudo, em relação a documentos sigilosos, isto é, com dados pessoais que devem ser protegidos do público.
Tais papéis precisam ser submetidos a um processo de destruição segura de documentos impressos, seja por meio de descarte ecológico ou por incineração, quando necessário.
E então, o que achou dessas dicas? Pronto para colocar em prática e ter um escritório sem papel o quanto antes?
** Este texto não reflete, necessariamente, a opinião do Portal UAI.